オフィスの設計、オフィスレイアウト、オフィスデザイン　お客様の声

ネットプラン（以下NP）：導入の経緯について教えていただけますか。

大塚商会様：今後の社員増加が難しいということと、これまで固定席でしたのでコミュニケーションの範囲を広くしたいということ。それから、紙が増えておりましたので各社員のスペースを制限することでペーパーレスオフィスを目指すこと。
そして将来的には、営業スタイルを革新していきたいことがあります。

まず身近な問題としましては、部署の社員数が増加したため来年の新人採用（座席の確保）が難しいという状況となりました。
この本社ビルを出るか、もしくはフリーアドレスを導入するかという選択になりましたが、本社ビルを出ることは、営業を行ううえで得策ではないということもありフリーアドレスの導入に踏み切りました。

また、フリーアドレスを導入することで、部署の社員全員のモバイル化が必要となってきます。実はLA事業部は、会社としてモバイル化を実現した初めての部署となりました。
これまでは直行直帰を原則禁止しておりましたので、朝出社してお客様先を訪問、また戻ってきて帰宅するという営業スタイルを何十年も続けてきました。
これを機会に直行直帰を可能にし、在宅勤務に近い形のワークスタイルに変化させることを最終目標にいたしました。このような目標を実現することにより、営業の生産性を上げたいと考えました。

NP：フリーアドレスを導入するにあたり、気にされたところはございますか？

大塚商会様：B5サイズのノートパソコンになるということと固定電話がなくなることと、1人あたりの書類の収納スペースの不安。この3つが非常に大きかったですね。

この問題を解決する方法としまして、B5サイズのノートパソコンになりますとモニタが小さくなりますので19インチモニタを設置した席を設けました。電話に関しましては、ログオン方式の固定電話を用意しました。

また、固定席からフリーアドレスにするにあたりまして、自席がなくなることに年配の方ほど気にしました。管理職クラスの社員は、組織としての帰属意識が薄まるのではないかという懸念を持つ社員もいました。ですが、若い社員には抵抗はなかったようです。マネージャーが近くに座ろうが座るまいが気にならなかったようです。
しかし在籍確認の問題はありました。やはりどこにいるかどうかがわかりづらいということがありますので・・・これは今後の課題ですね。

NP：人気のあるスペースはどちらでしょうか？

大塚商会様：全般的には、窓側が落ち着いて使いやすいという声はあります。
それから4人席もチームで使用するケースも多く、人気はあります。同じ課でプロジェクトを組む場合など、コミュニケーションがとりやすいということがありますので、人気がありますね。
また、管理職が若手の社員を集めて指導するというようなグループもこの4人席を使用しますね。社員間の距離が近いですから教育の場にもなりやすいようです。ですからこの4人席は、ほとんど座ってますね。

NP：実際に運用されている社員の感想はいかがでしょうか？

大塚商会様：相対的には導入した目的通りに進んでいるのかなと思います。
特にコミュニケーションが取りやすいと言う声はあります。変な話ですけど、これまでは同じグループ内でしか飲みに行かなかったけど、たまたま隣に座った他のグループのメンバーと飲みに行くなど、グループの枠を越えたコミュニケーションは増えました。

デメリットもありまして、他部署から異動してきたメンバーが名前と顔が一致しないという問題がありました。

NP：最後にオフィスに対する考えなどございましたら教えていただけますか。

大塚商会様：これまでのオフィスは事務仕事をする場というところでした。今は、そこに所属する社員が快適に仕事をしてもらう場にしたいと思います。ただし、環境問題などの社会的な制約も近年は出てきておりますが、その回答の1つはフリーアドレスにあると思います。自分の収納スペースが限られている＝書類が増やせないですから。そう言う意味では、快適に仕事をしながら社会状況に応えていける様なオフィスがこれからは必須になると思います。
それからオフィスは、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションの場でもありますから、より良いコミュニケーションを取れる環境のオフィスでなければならないと思います。

NP：ありがとうございました。